SMS podsjetnik ima 60% šanse da ga pacijent pročita. WhatsApp podsjetnik: 95%. Evo kako to postaviti, koje poruke slati i gotovi predlošci koje možete kopirati.
95%
WhatsApp stopa čitanja
60%
SMS stopa čitanja
3 min
Prosječno vrijeme do čitanja
1. Zašto WhatsApp, a ne SMS
U Hrvatskoj preko 3 milijuna ljudi aktivno koristi WhatsApp. To je najkorištenija messaging aplikacija. SMS? Sve manje. Evo usporedbe:
Stopa čitanja: WhatsApp 95% vs SMS 60-70%
Vrijeme do čitanja: WhatsApp 3 min vs SMS 90 min
Trošak: WhatsApp besplatan vs SMS 0.05-0.10 EUR/poruka
Rich content: WhatsApp podržava slike, linkove, gumbe. SMS samo tekst.
Dvosmjerna komunikacija: Pacijent može odgovoriti (potvrditi, otkazati). SMS se rijetko čita, kamoli odgovara.
Za ordinaciju s 20 termina dnevno: svaki termin koji pacijent ne propusti je prihod koji ostaje. Podsjetnik koji pacijent pročita i na koji može odgovoriti daje mu priliku da dođe ili otkaže na vrijeme, pa termin možete ponuditi drugome.
2. Osam vrsta automatskih poruka
WhatsApp nije samo podsjetnik dan prije. Pametna ordinacija koristi 8 vrsta automatskih poruka kroz cijeli patient journey:
Prije termina
1. Podsjetnik 24h prije
Bok Ana! Podsjećamo na vaš termin sutra (petak, 28.03.) u 14:00 kod dr. Horvata. Za otkazivanje odgovorite OTKAZI. Veselimo se!
Šalje se: automatski, 24h prije termina
2. Podsjetnik 1h prije
Vaš termin je za 1 sat (14:00). Adresa: Ilica 42, 2. kat. Vidimo se uskoro!
Šalje se: automatski, 1h prije termina
Nakon termina
3. Zahvala nakon posjeta
Hvala na posjetu, Ana! Nadamo se da ste zadovoljni. Ako imate pitanja, slobodno nam se javite. Lijep dan!
Šalje se: automatski, 2h nakon završetka termina
4. Poziv na kontrolni pregled
Bok Ana! Prošlo je 6 mjeseci od vašeg zadnjeg pregleda. Preporučamo kontrolu. Zakažite online: [link] ili nam se javite.
Šalje se: automatski, X dana/mjeseci nakon zadnjeg termina
Posebni slučajevi
5. No-show poruka
Bok Ana, primijetili smo da ste propustili termin danas u 14:00. Nadam se da je sve u redu. Želite li zakazati novi termin? Javite nam se.
Šalje se: automatski, 30 min nakon propuštenog termina
6. Serija tretmana
Ana, završili ste 3 od 10 sesija fizioterapije. Sljedeća sesija: utorak 01.04. u 10:00. Nastavljamo s napretkom!
Šalje se: automatski, nakon svake sesije u seriji
7. Lista čekanja
Sjajne vijesti, Ana! Oslobodio se termin za sutra (28.03.) u 16:00. Želite li ga? Odgovorite DA za potvrdu.
Šalje se: automatski, kad se otkaže termin i pacijent je na waitlisti
8. Neplaćeni račun
Poštovana Ana, evidentirano je nepodmireno dugovanje od 150 EUR za tretman od 25.03. Molimo uplatu u roku od 7 dana. Za pitanja smo dostupni.
Šalje se: na zahtjev (nije automatski, zahtijeva odobrenje)
Klinika.hub ima svih 8 automatizacija
Postavite jednom, radi zauvijek. Svaka poruka se personalizira s imenom pacijenta, datumom i vremenom. Nula ručnog rada.
Kopirajte ove predloške i prilagodite za svoju ordinaciju. Varijable u zagradama zamijeni sustav automatski.
Podsjetnik (univerzalni)
"Bok {ime}! Podsjećamo na vaš termin {dan}, {datum} u {vrijeme} kod {terapeut}. Za promjenu termina odgovorite na ovu poruku. Vidimo se!"
Zahvala (fizioterapija)
"Hvala na posjetu, {ime}! Nadamo se da se osjećate bolje. Ne zaboravite vježbe koje smo pokazali. Sljedeći termin: {sljedeci_termin}. Javite se ako trebate pomoć!"
Kontrola (stomatologija)
"Bok {ime}! Prošlo je 6 mjeseci od zadnjeg pregleda. Redovita kontrola pomaže održati zdrave zube. Zakažite online: {booking_link}"
No-show (blagi ton)
"{ime}, primijetili smo da ste propustili termin danas. Nadamo se da je sve u redu! Ako želite novi termin, javite nam se ili zakažite online: {booking_link}"
Savjet za ton poruka: Budite osobni, topli i kratki. Nikad prijeteći ("morate doći") ni previše formalni ("Poštovani gospodine/gospođo"). Pacijent treba osjetiti da mu pišete osobno, ne da je to automatska poruka (čak i ako jest).
4. Kako postaviti u 3 koraka
Korak 1: Povežite WhatsApp (30 sekundi)
U programu Klinika.hub: Postavke → WhatsApp → prikazuje se QR kod → skenirajte s WhatsApp aplikacijom na mobitelu → povezano. Koristite poslovni WhatsApp broj ordinacije.
Korak 2: Uključite podsjetnike
Poruke → Automatski podsjetnici → uključite "24h prije" i "1h prije". Sustav počinje slati od sljedećeg zakazanog termina. Možete prilagoditi tekst ili koristiti zadane predloške.
Korak 3: Aktivirajte ostale poruke
Poruke → Automatizacije → uključite: zahvala, no-show, kontrola, serija. Svaka poruka ima svoj prekidač, uključite samo one koje vam trebaju.
Ukupno vrijeme postavljanja: 5 minuta. A ušteda počinje od prvog termina sljedećeg dana.
5. GDPR i pristanak pacijenta
WhatsApp poruke vezane uz zakazani termin spadaju pod "legitimni interes", pacijent je zakazao termin i očekuje komunikaciju vezanu uz taj termin. Ali za sigurnost:
Dodajte checkbox u booking formu: "Želim primati podsjetnike putem WhatsAppa"
Omogućite odjavu, pacijent uvijek mora moći napisati "STOP" i prestati primati poruke
Ne šaljite marketing bez eksplicitnog pristanka, podsjetnici za termin su OK, ali promotivne poruke zahtijevaju poseban pristanak
Čuvajte zapis pristanka, softver treba bilježiti kad je pacijent dao/povukao pristanak
Klinika.hub automatski bilježi pristanke i pruža mogućnost odjave u svakoj poruci.
Često postavljana pitanja
Zašto WhatsApp a ne SMS?
95% stopa čitanja vs 60% SMS-a. Besplatan (SMS košta 0.05-0.10€/poruka). Podržava slike, linkove i dvosmjernu komunikaciju.
Je li slanje WhatsApp podsjetnika legalno?
Da, uz pristanak pacijenta. Podsjetnici za termin spadaju pod legitimni interes. Dodajte checkbox za pristanak i opciju odjave ("STOP").
Koliko podsjetnika slati?
Optimalno dva: 24h prije + 1h prije. Prvi daje vremena za otkazivanje, drugi je konačna potvrda. Više od dva je previše.
Kako povezati WhatsApp s softverom?
U programu Klinika.hub: Postavke → WhatsApp → skeniraj QR kod. 30 sekundi. Sustav automatski šalje podsjetnike bez ručnog rada.
Koliko košta WhatsApp automatizacija?
WhatsApp je besplatan. Klinika.hub uključuje 8 vrsta automatskih poruka, a cijenu složimo u ponudi. Zatražite ponudu.