Što mora imati program za polikliniku: kontrolna lista za 2026.

Program za polikliniku mora imati kalendar po djelatniku, uloge i ovlasti, više grana u istom sustavu, CEZIH, fiskalizaciju računa, alate za GDPR i izvještaje po djelatniku i usluzi. To je sedam područja u kojima se poliklinika razlikuje od solo ordinacije. Ispod je kontrolna lista za svako.

Kontrolna lista u jednom pogledu

Isprintajte listu i prođite je sa svakim dobavljačem. Pitajte da vam pokaže svaku stavku u programu, ne na prezentaciji. Softver za polikliniku koji ne prolazi tri ili više stavki stvarat će vam posao umjesto da ga skida.

• Svaki djelatnik ima svoj kalendar, a recepcija vidi sve kalendare odjednom.
• Postoje uloge: administrator, recepcija i djelatnik, s različitim ovlastima.
• Djelatnik vidi samo grane i podatke koji su mu dodijeljeni.
• Više grana radi u istom sustavu, sa zajedničkim pacijentima.
• Status CEZIH integracije je jasno naveden.
• Račun se izdaje iz termina i fiskalizira kroz CIS.
• Pacijentu možete izvesti njegove podatke i zabilježiti privole.
• Vidi se tko je otvarao karton pacijenta.
• Izvještaji prikazuju termine i prihod po djelatniku i po usluzi.
• Podaci se mogu izvesti ako promijenite dobavljača.

1. Djelatnici i kalendar

U poliklinici istovremeno radi više liječnika, terapeuta i medicinskih sestara, svatko sa svojim radnim vremenom i uslugama. Sustav mora prikazati kalendar svakog djelatnika zasebno, ali i sve kalendare zajedno za recepciju koja raspoređuje pacijente.

Što provjeriti: može li se kalendar filtrirati po djelatniku, postoji li dnevni, tjedni i mjesečni prikaz, može li se termin premjestiti povlačenjem i šalju li se pacijentima podsjetnici bez ručnog rada.

U KlinikaHubu: kalendar ima dnevni, tjedni i mjesečni prikaz i filtar po zaposleniku. Na računalu termin mišem povučete na drugi dan i sat u tjednom prikazu, a na drugi dan u mjesečnom. Podsjetnik na termin ide pacijentu WhatsAppom 24 sata prije, a e-mailom ako pacijent ima upisanu adresu. Pacijenti se mogu i sami naručiti preko online naručivanja.

2. Uloge i ovlasti

Recepcija ne treba vidjeti nalaze, a fizioterapeut ne treba vidjeti blagajnu cijele poliklinike. Što je više ljudi u sustavu, to su važnije uloge. Software bez uloga znači da svi vide sve, a to je rizik i za pacijente i za vas.

Što provjeriti: koje uloge postoje, provjerava li ovlasti poslužitelj (a ne samo izbornik koji nešto sakrije) i može li se djelatniku ograničiti pristup na njegovu granu.

U KlinikaHubu: postoje uloge administrator, recepcija i zaposlenik. Administrator dodaje korisnike i svakom zaposleniku dodjeljuje grane koje vidi. Radnje kao što su izvoz i brisanje podataka pacijenta dopuštene su samo administratoru i to provjerava poslužitelj.

3. Više grana u jednom sustavu

Poliklinika s fizioterapijom, ortopedijom i općom praksom ne bi smjela voditi tri odvojena programa. Pacijent koji ide od ortopeda na fizioterapiju treba imati jedan karton, a ne tri.

Što provjeriti: ima li svaka grana svoj specijalizirani karton, dijele li grane iste pacijente i kako se naplaćuje dodatna grana.

U KlinikaHubu: grane koje poliklinika koristi uključujemo u istom računu prema ponudi. Djelatnik s više grana mijenja aktivnu granu preklopnikom u izborniku. Dostupne grane i što svaka dobiva opisali smo na stranici medicinski programi po granama, a kako se KlinikaHub slaže za veći tim na stranici program za poliklinike.

4. CEZIH

Za polikliniku koja se spaja na CEZIH ovo je stavka koja najviše ovisi o dobavljaču. Pitajte izravno: je li sustav certificiran, a ako nije, u kojoj je fazi postupak i kako izgleda rad dok certifikacija traje.

Što provjeriti: status certifikacije, kako se potpisuje AKD karticom, treba li za to posebno računalo i koliko AKD kartica trebate.

U KlinikaHubu: CEZIH integracija je u certifikaciji kod HZZO-a. Potpis AKD karticom ide preko pomoćnog programa KlinikaHub Bridge na Windows računalu s čitačem kartica. Troškove kartica i čitača opisali smo na stranici CEZIH softver i u vodiču o troškovima.

5. Računi i fiskalizacija

U poliklinici račun izdaje recepcija, a usluge pružaju različiti djelatnici. Program mora izdati račun izravno iz termina, s ispravnom uslugom i cijenom, i fiskalizirati ga bez prepisivanja u drugi program.

Što provjeriti: izdaje li se račun iz termina, fiskalizira li se kroz CIS iz istog programa i vidi li se promet po djelatniku.

U KlinikaHubu: račun izdajete iz završenog termina i fiskalizirate kroz CIS uz certifikat ustanove, koji učitate i provjerite u čarobnjaku za početak. Blagajnu možete pregledati za sve zaposlenike ili za pojedinog.

6. GDPR i zaštita podataka

Poliklinika obrađuje zdravstvene podatke velikog broja pacijenata, pa alati za zaštitu podataka moraju biti dio programa, a ne tablica sa strane. Kako se GDPR primjenjuje u ordinaciji, pisali smo u vodiču GDPR za ordinacije.

Što provjeriti: može li se izvesti sve što sustav zna o jednom pacijentu, kako izgleda brisanje, bilježe li se privole, vidi li se tko je otvarao karton, postoji li prijava u dva koraka i gdje su poslužitelji.

U KlinikaHubu:

• administrator izvozi sve podatke jednog pacijenta;
• brisanje uklanja kontakt podatke, a medicinska dokumentacija ostaje uz pseudonimizirani zapis;
• privole pacijenta bilježe se uz njegov karton;
• administrator u dosjeu vidi tko je otvarao karton, nalaze, dokumente i slike, uz preuzimanje u CSV;
• prijava u dva koraka može se uključiti za korisnika, a web sesija istječe nakon 12 sati neaktivnosti;
• poslužitelji su u Njemačkoj (EU), a svaka ustanova ima zasebnu bazu podataka.

7. Izvještaji

Vlasnik poliklinike treba znati koji djelatnik i koja usluga nose prihod, koliko je termina otkazano i kako se promet kreće kroz mjesece. Bez toga se odluke o zapošljavanju i cjeniku donose napamet.

Što provjeriti: prihod i broj termina po djelatniku i po usluzi, trend kroz mjesece, izvoz u Excel.

U KlinikaHubu: statistika prikazuje termine i prihod po djelatniku i po usluzi, kretanje prihoda po mjesecima i prihod po satu rada. Termine, prihode i popis pacijenata izvozite u Excel.

Opširniju usporedbu vrsta sustava imate u vodiču softver za privatne poliklinike. Ako vas zanima i kako se program slaže za kliniku s više odjela, pogledajte stranicu program za klinike.

Kako listu provjeriti u probnom razdoblju

Prezentacija pokazuje ono što dobavljač želi pokazati. Probno razdoblje pokazuje kako sustav radi s vašim ljudima. Zato listu prođite na tri koraka.

1. Složite stvarni tim. Dodajte barem jednog djelatnika, recepciju i sebe kao administratora. Prijavite se kao svaki od njih i provjerite što tko vidi.
2. Odradite jedan dan. Upišite termine za više djelatnika, premjestite nekoliko termina, zatvorite ih i izdajte račune.
3. Pogledajte kraj mjeseca. Otvorite statistiku i izvoz. Ako iz programa ne dobijete brojke koje vam trebaju za odluke, to se neće popraviti kad u njemu bude godina podataka.

Često postavljana pitanja