Što mora imati veterinarski program: kontrolna lista za ambulantu

Softver za veterinare mora voditi karton svake životinje uz njezinog vlasnika, s brojem mikročipa, cijepljenjima i datumom iduće doze, receptima i posjetima. Uz to treba online naručivanje, podsjetnik na termin i fiskalizirani račun iz termina. Ispod je kontrolna lista i kako svaku stavku rješava KlinikaHub.

Kontrolna lista za veterinarsku ambulantu

Veterinarska ambulanta ima jednu posebnost koju opći software za ordinacije ne pokriva: pacijent nije osoba koja dolazi, nego životinja koju dovodi vlasnik. Jedan vlasnik može imati tri psa i mačku, a svaka životinja treba svoju povijest. Prije odabira provjerite ovih deset stavki.

• Jedan vlasnik može imati više životinja, svaku sa svojom karticom.
• Kartica bilježi vrstu, pasminu, težinu i broj mikročipa.
• Životinju možete pronaći po imenu, broju mikročipa ili imenu vlasnika.
• Uz cijepljenje se bilježe cjepivo, proizvođač, serija i datum iduće doze.
• Postoji popis cijepljenja koja uskoro dospijevaju ili kasne.
• Recept bilježi lijek, dozu, trajanje terapije i upute.
• Posjet je vezan uz termin i ostaje u kartici životinje.
• Vlasnici se mogu sami naručiti online.
• Podsjetnik na termin šalje se bez ručnog rada.
• Račun se izdaje iz termina i fiskalizira kroz CIS.

Karton životinje i vlasnik

Temelj svakog veterinarskog programa je dobra veza između vlasnika i životinje. Vlasnik je kontakt s imenom, telefonom i e-mailom; životinja je zapis s vlastitom poviješću. Ako sustav to ne razdvaja, prije ili kasnije cijepljenje jednog psa završi u kartici drugog.

U KlinikaHubu: vlasnik iz kontakata može imati više ljubimaca. Svaka životinja ima svoju karticu s vrstom, pasminom, težinom i brojem mikročipa, a u kartici su posjeti, cijepljenja i recepti. Životinju pronalazite po imenu, broju mikročipa ili imenu vlasnika, što pomaže kad netko donese životinju koju ne poznajete.

Cijepljenja i iduća doza

Cijepljenje se ponavlja, pa vlasnik dolazi ponovno kad dospije iduća doza. Ako program ne zna kad ona dospijeva, rokove pamtite u bilježnici ili ih ne pamtite uopće.

Što provjeriti: bilježi li program seriju cjepiva (važno kad proizvođač povuče seriju), računa li se rok iduće doze i postoji li pregled svih životinja kojima doza uskoro dospijeva.

U KlinikaHubu: uz svako cijepljenje bilježite naziv cjepiva, proizvođača, seriju i datum iduće doze. Stranica Cijepljenja pokazuje životinje kojima doza dospijeva u sljedećih 7, 30, 60 ili 90 dana i one koje kasne do tjedan dana, s imenom i telefonom vlasnika.

Recepti i terapije

Recept u veterini nije samo naziv lijeka. Bez doze, trajanja i uputa idući veterinar ne zna je li terapija završena ili prekinuta.

U KlinikaHubu: recept propisujete iz kartice životinje: lijek, doza, trajanje terapije i upute. Recept ostaje zabilježen u kartici za sljedeći pregled, uz datum izdavanja.

Posjeti uz termin

Svaki dolazak životinje treba ostaviti trag: što je vlasnik rekao, što ste pregledali i što ste zaključili. Najbolje je kad se posjet upisuje izravno iz termina, pa ne tražite životinju dvaput.

U KlinikaHubu: uz termin vežete životinju i upisujete posjet: težinu, temperaturu, anamnezu, pregled, dijagnozu i terapiju. Težina upisana na posjetu ostaje zapisana uz taj datum, pa vidite kako se mijenjala.

Naručivanje i podsjetnici

Vlasnici zovu kad ambulanta ne radi, a telefon zvoni dok držite psa na stolu. Online naručivanje rješava oba problema, a podsjetnik na termin smanjuje broj vlasnika koji zaborave doći. Kako se podsjetnicima smanjuju propušteni termini, pisali smo u vodiču kako smanjiti no-show.

U KlinikaHubu: vlasnici sami biraju slobodan termin na booking stranici ambulante, danju i noću. Termin potvrđujete ručno ili automatski. Podsjetnik stiže WhatsAppom 24 sata prije termina, a e-mailom ako vlasnik ima upisanu adresu.

Računi i fiskalizacija

Na kraju pregleda vlasnik plaća, i to je trenutak u kojem se najčešće griješi ako su blagajna i karton odvojeni.

U KlinikaHubu: račun izdajete iz završenog termina i fiskalizirate kroz CIS uz FINA certifikat ambulante, bez dodatnog programa. Usluge poput pregleda, cijepljenja ili čipiranja složite jednom u cjeniku, pa usluga i cijena s termina prelaze u račun bez prepisivanja. Uz statistiku vidite prihode, popunjenost i najtraženije usluge, a termine i prihode izvozite u Excel za knjigovodstvo.

Više veterinara i rad izvan ordinacije

Čim u ambulanti rade dva veterinara i tehničar, raspored postaje zajednički problem. Svatko treba vidjeti svoje termine, a onaj tko se javlja na telefon treba vidjeti sve slobodne termine odjednom.

Što provjeriti: ima li svaki veterinar svoj kalendar, može li se prikaz filtrirati po djelatniku i ima li svaki član tima svoju prijavu, bez zajedničke lozinke.

U KlinikaHubu: kalendar ima dnevni, tjedni i mjesečni prikaz s filtrom po zaposleniku, a svaki član tima ima svoju prijavu i ulogu (administrator, recepcija ili zaposlenik). Program radi u pregledniku na računalu, tabletu i mobitelu, pa karticu životinje otvarate i kad ste na kućnoj posjeti, uz internetsku vezu. Podaci su na poslužiteljima u Njemačkoj (EU), a svaka ambulanta ima zasebnu bazu.

Pet pitanja za demo prije odluke

1. Pokažite mi vlasnika s tri životinje i kako se prebacujem između njih.
2. Kako pronalazim životinju po broju mikročipa?
3. Gdje vidim sva cijepljenja koja dospijevaju idući mjesec?
4. Kako izgleda put od termina do fiskaliziranog računa?
5. Šalje li program podsjetnike sam, i na što točno: termin ili cijepljenje?

Zadnje pitanje postavite svakom dobavljaču doslovno tako, jer se „podsjetnici” u opisima često ne razlikuju po tome na što podsjećaju.

Prijelaz s papira ili starog programa

Prijelaz ne mora biti velik projekt. U KlinikaHubu vlasnike uvozite iz Excel ili CSV datoteke, a životinje upisujete u karticu kad dođu na idući pregled. Pomoć pri prijenosu podataka dogovaramo u ponudi.

Cijeli veterinarski dio KlinikaHuba, s demo pristupom, opisan je na stranici softver za veterinarske ordinacije. Ako uz veterinu vodite i ordinaciju humane medicine, pogledajte programe po granama medicine i naslovnicu KlinikaHuba.

Često postavljana pitanja